Getting Things Done Session beim FuCamp in Furtwangen
23. Mai 2009 roland
Oha, schon wieder sitze ich beim Oliver Gassner in einer Session 
Normalerweise laufe ich nicht einer Person bei Barcamps hinterher. Aber heute hatte Oli das Glück oder das Pech, dass er zwei Themen anbot, die mich interessieren. Über seine Blogzerlegung hatte ich heute Morgen ja schon berichtet.
Bei dieser Session ging um Selbstmanagement nach der Strategie “Getting Things Done”
Ich versuche hier mal ein Life Blogging durchzuführen. Falls die Sätze hier ein wenig willenlos sind, liegt das am direkt runterschreiben und versenden.
Er verwies auf ein Buch The art of Stress-Free Productivity von David Allen.
Weiterhin verwies er auf das Buch Making it all work.
Bei dieser Methode geht es darum die Zeit so einzuteilen, dass für Freizeit auch noch was übrig ist.
David Allen sagt, “your brain dosn´t have a brain”. Man behält normalerweise seine Aufgaben im Gehirn auf.
Im Berufsleben werden alle Aufgaben auch im Gehirn abgespeichert. Dabei wird Stress aufgebaut. Man denkt ständig über das jeweilige Problem, die jeweilige Aufgabe nach.
Zu jedem Zeitpunkt erinnert man sich an diverse Aufgaben die man erledigen muss. Man weiss aber noch nicht wann man diese Tasks abarbeiten will. Die Frage, was ist der nächste Schritt, hat man sich nicht gestellt.
Todo Listen sind oft lang und veraltet…
Warum ist das so?
Im Vergleich zu früheren Generationen haben wir deutlich mehr Informationen zu verwalten.
Oliver erklärt, dass es sich nicht um neue Techniken handelt, sondern ein paar best practise werden hier gebündelt.
Best Practise beim Erfassen:
- Mach das Hirn leer
- Alles was rumliegt zusammensammeln und auf einen Stapel legen. (Capture, Erfassen)
Dieses Erfassen muss vollständig sein. Wenn das nicht der Fall ist, werden wieder weitere Stapel generiert und nicht abgearbeitet. - Schau auch wirklich in die erfassten Listen rein.
- Möglichst wenig Inboxen, Listen, generieren. Im Idealfall eine Liste, nicht zehn Todo Lists
- Auch zuhause muss eine Inbox vorhanden sein. Ansonsten läuft das Zuhause zur Inbox voll
Best Practise Bearbeiten (Im Buch Clarifying)
- Aufräumen und Ordnen der aktuellen Inbox
- Verteilen der Aufgaben auf die Themen unmittelbar, später oder viel später
- Frage ist: Is it actional ?
- Die Frage, ob etwas eingeordnet werden kann, muss in zwei- drei Minuten erledigt werden. Wenn das nicht klappt, dann ist hier ein Problem vorhanden.
- Die Tasks auf die Termine verteilen (August Sachen in der Inbox August…)
- Klären was die Elemente in der Inbox betrifft wird an dem Tag an dem sie aktuell werden gesetzt.
- Falls an dem Tag etwas ca. 2 Minuten benötigt, dann mach es sofort. Damit wird der Verwaltungsaufwand verringert. Denn die Verwaltung dieses Tasks dauert länger.
- Wenn es länger als zwei Minuten kostet, muss eine “Einkaufsliste” erzeugt werden.
Liste wie die Todo Listen aufgebaut werden, sind im Prinzip eine Einkaufsliste. Hier werden sie Context Listen genannt.
Wenn man z.B. zum Metzger geht, dann schreibt man auch nicht auf die Metzgerliste Klopapier, Duschgel usw.
Wo können die Tasks erledigt werden.
- Arbeit
Projektleiten, Programmieren - Zuhause
Malen, Tapezieren, Staubsaugen - Unterwegs
Fleischkäse, Sprudel, Ladegerät
Liste für z.B. Reifenwechsel:
- Termin vereinbaren
- Reifen ins Auto einladen
- Auto vorführen
- Auto abholen
- Reifen einlagern
Die nächste sichtbare Handlung muss definiert werden. Und diese sehr granular. Ansonsten ist sie nicht komplett.
Es kommen nur Aufgaben auf die Liste, die an dem Tag auch wirklich gemacht werden. Wenn also “Auto abholen” erst am nächsten Tag fällig sein kann, dann kommt diese Aufgabe am nächsten Tag vor.
Die Trennung der Listen (Arbeit, Zuhause und Unterwegs) helfen den jeweiligen Context auf den richtigen Abarbeitungszeitpunkt zu legen.
Nicht zu viele Context Listen erstellen. Vermutlich sind drei Context Listen vollkommen ausreichend.
Eine Liste “delegiert” anlegen. Darin steht drin was Andere für einen machen sollen. Diese Liste kann man nehmen um andere zu erinnern und nachzufragen.
Someday Maybe Liste.
Liste für alles, wie z.B. “Welt retten, Wintergarten bauen, Spanisch lernen”. Die hilft zum Zwischenspeichern und ist für alles was jetzt einfach nicht gelöst werden kann.
Durchsehen
Alle Listen müssen einmal die Woche durchgeschaut werden.
Damit kann man seine Aktionen feiner abstimmen.
Machen
Die Listen müssen natürlich auch abgearbeitet werden
Das Abarbeiten wird dann pro Liste (im Context) gemacht. Also Arbeit bei Arbeit, Zuhause dann wenn man daheim ist usw.
Die Tasks müssen dann noch nach Prioritäten sortiert werden. Eventuell können hier die Tasks für den jeweiligen Tag noch richtig eingelastet werden. Definition der “Next Action”.
Noch was:
Eine Task in der kein Verb vorkommt ist es wohl ein Projektname und keine Task. Schliesslich ist ein Task etwas bei dem etwas getan werden muss. Verb = Tunwort
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Der Beitrag wurde am Samstag, den 23. Mai 2009 um 15:51 Uhr veröffentlicht und wurde unter krimskrams abgelegt.
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[...] bei der Diskussion zu Getting Things Done ist die Diskussion von der Methode ein wenig in die Richtung “Bauen wir damit Roboter?” [...]
[...] Done” von Oliver Gassner gebloggt habe. Sorry, ich hab mich vertan. Dieser Artikel ist unter http://www.miradlo.net/bloggt zu finden… Den zweiten Teil der Session gibts jedoch hier im Blog: Getting Things Done Teil [...]